График отпусков в Excel: срок и штраф, кто выбирает время сам, формула окончания с учётом праздников, проверки и готовый шаблон
График на следующий год утверждают не позднее 17 декабря, иначе штраф. Форма Т-7 необязательна, но содержание задано Трудовым кодексом. И есть одна формула, которую почти все пишут неправильно: дата окончания отпуска. Здесь календарь кадровика от сбора пожеланий до уведомлений, льготные категории с номерами статей, разбор формулы окончания на пяти отпусках 2027 года, вариант через РАБДЕНЬ.МЕЖД без повторного счёта, дополнительные отпуска, шесть проверок в книге и снимок готового шаблона.
Срок, который нельзя пропустить
Статья 123 ТК: очередность отпусков определяется графиком, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для 2027 года это 17 декабря 2026 года.
График обязателен для обеих сторон. Работодатель не может отправить в отпуск в другое время без согласия работника, работник не может уйти не по графику без согласия работодателя. Отдельная обязанность: известить человека о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели, и это уже часть 3 той же статьи.
Отсутствие графика это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП. Для должностного лица предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для организации от 30 до 50 тысяч. Микропредприятия с 2017 года вправе отказаться от локальных актов по статье 309.2 ТК, но график отпусков к ним не относится: он нужен всем работодателям, включая ИП с одним работником.
Календарь кадровика на год
| Когда | Что | Основание |
|---|---|---|
| Октябрь | Собрать пожелания: лист или таблица, куда каждый вписывает желаемые даты и части | Практика, срок не задан |
| Ноябрь | Свести пожелания по подразделениям, убрать пересечения, проверить правило 14 дней и льготников | Ст. 125, 123 ТК |
| До 3 декабря | Направить проект в профсоюз, если он есть; у него пять рабочих дней на ответ | Ст. 372 ТК |
| До 17 декабря | Утвердить приказом, ознакомить работников под подпись | Ст. 123 ТК |
| За 14 дней до каждого отпуска | Письменное уведомление о начале отпуска под подпись | Ч. 3 ст. 123 ТК |
| За 3 дня до начала | Выплатить отпускные | Ч. 9 ст. 136 ТК |
| В течение года | Переносы по заявлению или приказу вписывать в столбцы переноса, не переделывая утверждённый документ | Ст. 124 ТК |
Кого нельзя ставить в общую очередь
Обычно график строят по производственной необходимости, но у части людей есть право выбрать время самим, и спорить с ними бесполезно.
| Кто | Основание | Что это значит |
|---|---|---|
| Работники до 18 лет | ст. 267 ТК | Отпуск в любое удобное время, 31 календарный день |
| Родители ребёнка-инвалида до 18 лет | ст. 262.1 ТК | Любое удобное время |
| Многодетные | ст. 262.2 ТК | Любое удобное время, пока младшему нет 14 |
| Совместители | ст. 286 ТК | Одновременно с отпуском по основной работе |
| Мужья в период декрета жены | ч. 4 ст. 123 ТК | По желанию, пока жена в отпуске по беременности и родам |
| Супруги военнослужащих | п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 | Одновременно с отпуском супруга, это не норма ТК |
| Взявшие отпуск по беременности | ст. 260 ТК | Перед декретом или сразу после, независимо от стажа |
| Почётные доноры | ст. 23 ФЗ № 125 | В удобное время |
| Чернобыльцы | ст. 14 закона № 1244-1 | В удобное время, плюс 14 дней дополнительного отпуска |
В графике их всё равно указывают, просто дату спрашивают заранее, а не назначают. Отдельный столбец «основание для удобного времени» экономит потом переписку.
Сколько дней положено: основной и дополнительные
Норма 28 календарных дней по статье 115 стоит в шаблоне одной ячейкой, но у части работников к ней прибавляются дополнительные отпуска, и график должен их учитывать, иначе остаток по норме врёт.
| Основание | Дней | Норма |
|---|---|---|
| Ненормированный рабочий день | Не меньше 3 | Ст. 119 ТК |
| Вредные условия труда 2, 3, 4 степени или опасные | Не меньше 7 | Ст. 117 ТК |
| Районы Крайнего Севера | 24 | Ст. 321 ТК |
| Приравненные к Крайнему Северу местности | 16 | Ст. 321 ТК |
| Инвалиды | Основной 30 вместо 28 | Ст. 23 ФЗ № 181 |
| Работники до 18 лет | Основной 31 | Ст. 267 ТК |
| Педагоги | Основной 42 или 56 по должности | Ст. 334 ТК, постановление № 466 |
В книге под это заводят столбец «положено» с формулой из нормы плюс дополнительные дни по человеку, а остаток считают от него, а не от общих 28.
Формула, из-за которой едут все даты
Вот главная техническая ловушка. Отпуск считается в календарных днях, статья 115 ТК, то есть выходные внутрь отпуска входят. А вот нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются, это статья 120.
Отсюда два неверных решения, которые встречаются постоянно.
- Просто прибавить дни:
=B2+C2-1. Работает десять месяцев в году и врёт в январе, мае и июне. Человек, ушедший на 14 дней с 1 мая, выйдет позже, чем показал ваш файл. - Взять РАБДЕНЬ:
=РАБДЕНЬ(B2;C2;Праздники). Эта функция выбрасывает и субботы с воскресеньями, а их выбрасывать нельзя. Отпуск получится длиннее почти на треть.
Правильный ход: прибавить календарные дни, а потом добавить столько дней, сколько праздников попало в получившийся отрезок.
=B2+C2-1+СЧЁТЕСЛИМН(Праздники;">="&B2;Праздники;"<="&B2+C2-1)
Где Праздники это столбец с датами нерабочих праздничных
дней на служебном листе. Формула не идеальна: если добавленные дни
сами накрыли ещё один праздник, счёт нужно повторить. На практике такое
бывает только в новогодние каникулы, и там дату проще проверить глазами.
Проверка на пяти отпусках 2027 года
Нерабочие праздничные дни заданы статьёй 112: 1 до 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября. Переносы выходных на 2027 год правительство утверждает отдельным постановлением осенью 2026 года, но на дату окончания отпуска переносы не влияют: перенесённый выходной это выходной, а не праздник, и в отпуск входит.
| Начало | Дней | Простое сложение | Праздников внутри | Окончание по ст. 120 | Первый рабочий день |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 марта | 14 | 15 марта | 1 (8 марта) | 16 марта | 17 марта |
| 26 апреля | 14 | 9 мая | 2 (1 и 9 мая) | 11 мая | 12 мая |
| 8 июня | 7 | 14 июня | 1 (12 июня) | 15 июня | 16 июня |
| 1 ноября | 14 | 14 ноября | 1 (4 ноября) | 15 ноября | 16 ноября |
| 28 декабря 2026 | 14 | 10 января | 8 (1 до 8 января) | 18 января | 19 января |
Последняя строка показывает, почему новогодние отпуска считают глазами: восемь праздничных дней подряд сдвигают окончание больше чем на неделю, и если бы добавленные дни накрыли ещё один праздник, формулу со СЧЁТЕСЛИМН пришлось бы применять дважды.
Вариант без повторного счёта
Функция РАБДЕНЬ.МЕЖД умеет считать «рабочие» дни с любым
набором выходных, в том числе пустым. Если сказать ей, что выходных нет
вовсе, она будет пропускать только праздники из списка, и делать это
столько раз, сколько нужно.
=РАБДЕНЬ.МЕЖД(B2-1;C2;"0000000";Праздники)
Маска "0000000" это семь нулей, по одному на день недели:
ни один не считается выходным. От дня перед началом отпуска функция
отсчитывает нужное число календарных дней, перешагивая праздники,
и сразу даёт дату окончания. Работает в Excel начиная с 2010 года
и в свободных таблицах.
Список праздников нельзя зашивать в формулу числами. Он задан статьёй 112 ТК, но переносы выходных каждый год утверждаются отдельным постановлением правительства, и постановление на следующий год выходит обычно осенью. Держите даты списком, который можно поправить за минуту.
Правило четырнадцати дней
Отпуск можно делить на части по соглашению сторон, но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Это статья 125 ТК, и она чаще всего нарушается именно на этапе графика: человек просит четыре раза по семь дней, кадровик соглашается, а нарушение уже зафиксировано в утверждённом документе.
В файле это проверяется одной формулой на строку работника:
=ЕСЛИ(МАКС(D2:G2)>=14;"ок";"нарушение ст. 125"). Если отпуска
идут строками, как в шаблоне, то по фамилии:
=ЕСЛИ(МАКСЕСЛИ($F$2:$F$40;$B$2:$B$40;B2)>=14;"ок";"нет части 14 дней").
Дешевле поймать на этапе сбора пожеланий, чем объясняться при проверке.
Шесть проверок, которые стоит зашить в книгу
| Что проверяем | Формула | Зачем |
|---|---|---|
| Распределено против положенного | =Положено-СУММЕСЛИ(ФИО;B2;Дней) | Строка с остатком 3 это забытые дни, которые всплывут в декабре |
| Часть не меньше 14 дней | =МАКСЕСЛИ(Дней;ФИО;B2)>=14 | Статья 125 |
| Пересечения в подразделении | =СЧЁТЕСЛИМН(Подразделение;C2;Начало;"<="&G2;Окончание;">="&E2)>1 | Условное форматирование подсвечивает даты, где отсутствуют двое; именно это окупает переезд из Word |
| Дата уведомления | =E2-14 | Из столбца печатают уведомления по части 3 статьи 123 |
| Дата выплаты отпускных | =E2-3 | Часть 9 статьи 136; бухгалтерии нужен этот столбец больше, чем кадрам |
| Начало не в праздник и не раньше стажа | =И(СЧЁТЕСЛИ(Праздники;E2)=0;E2>=ДатаПриёма+182) | Отпуск с праздничного дня формально возможен, но вызывает вопросы; право на отпуск с шести месяцев по статье 122 |
Если книга уже есть, а формулы в ней не пересчитываются или показывают текст вместо даты, разбор причин в статье «Excel не считает формулу». Любую книгу можно проверить бесплатно на странице разбора: он находит и затёртые формулы, и даты, вбитые текстом.
Столбцы, без которых график не проживёт год
Форма Т-7 из постановления Госкомстата № 1 с 2013 года необязательна, но её состав удобен, потому что предусматривает переносы. Своя форма утверждается тем же приказом, что и график, и обязана содержать реквизиты по статье 9 закона № 402-ФЗ, как и табель, разобранный в статье про табель учёта рабочего времени.
| Столбец Т-7 | В книге | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Структурное подразделение | Список из справочника, по нему проверка пересечений | Кадры |
| Должность, ФИО, табельный номер | Три столбца, ФИО как в приказе о приёме | Кадры |
| Количество дней | Число, по нему остаток | Кадры |
| Дата запланированная | Начало; окончание считается | Работник через лист пожеланий |
| Дата фактическая | Заполняется при уходе | Кадры |
| Перенесение: основание, дата предполагаемого отпуска | Два столбца, номер заявления или приказа и новая дата | Кадры в течение года |
| Примечание | Основание для удобного времени, дополнительные дни | Кадры |
Частые вопросы
Нужно ли согласовывать с профсоюзом
Если выборный орган первичной профсоюзной организации есть, его мнение учитывается в порядке статьи 372 ТК: проект направляют ему, у него пять рабочих дней на ответ. Если профсоюза нет, график утверждается приказом руководителя, и никакого согласования не требуется.
Что делать с теми, кто придёт в середине года
В график их не включают: на момент утверждения они ещё не работники. Отпуск такому сотруднику предоставляют по заявлению, а в график следующего года он попадает уже на общих основаниях. Право на отпуск возникает через шесть месяцев непрерывной работы, статья 122, но по соглашению можно раньше.
Можно ли вести график только в Excel
Утверждённый документ должен существовать в подписанном виде. Файл это рабочий инструмент, из которого печатают и подписывают. Хранится утверждённый график, как и другие документы по личному составу, не менее пяти лет по перечню Росархива, приказ № 236.
Готовый график бесплатно. Дата окончания с учётом праздников, остаток по норме и сводка по месяцам уже собраны в нашем шаблоне графика отпусков. Праздники на 2026 год внесены, на следующий год меняются на одном листе. Рядом лежат график смен и остальные книги из раздела шаблонов.
Частые вопросы
До какого числа утверждают график отпусков?
Не позднее чем за две недели до начала календарного года, по статье 123 ТК: обычно до 17 декабря. Мнение профсоюза, если он есть, учитывается до утверждения.
Входят ли праздники в отпуск?
Нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят и не оплачиваются, отпуск на них продлевается, по статье 120 ТК. Перенесённые выходные это обычные выходные, они в отпуск входят.
Обязательно ли делить отпуск так, чтобы одна часть была 14 дней?
Да, если отпуск делится на части, хотя бы одна из них должна быть не короче четырнадцати календарных дней, по статье 125 ТК. Остальные части могут быть любой длины по соглашению с работником.
Нужен ли график отпусков ИП и микропредприятию?
Да. Статья 309.2 ТК разрешает микропредприятиям отказаться от части локальных актов, но график отпусков в этот список не входит: обязанность утверждать его по статье 123 лежит на любом работодателе, включая ИП с одним работником.
Можно ли менять график после утверждения?
Да, переносом по статье 124: по заявлению работника с согласия работодателя или по инициативе работодателя с согласия работника. Утверждённый документ не переписывают, перенос вписывают в столбцы «перенесение отпуска» с основанием и новой датой.
Как посчитать дату окончания отпуска, если внутри праздник?
Прибавить к дате начала число дней минус один, потом прибавить столько дней, сколько праздников попало в отрезок: праздники в отпуск не входят по статье 120 ТК. В Excel это формула =B2+C2-1+СЧЁТЕСЛИМН по списку праздников или =РАБДЕНЬ.МЕЖД(B2-1;C2;"0000000";Праздники), которая считает без повторного прохода.
Опишите, сколько человек и подразделений, кому положены дополнительные дни, нужны ли столбцы переносов. Соберём книгу с расчётом дат окончания по статье 120, проверкой правила четырнадцати дней и подсветкой пересечений внутри отдела.
Собрать книгу за 299 ₽ Читать про табель учёта времени