График отпусков в Excel

2 сентября 2026 · 5 минут

График на следующий год утверждают не позднее 17 декабря, иначе штраф. Форма Т-7 необязательна, но содержание задано Трудовым кодексом. И есть одна формула, которую почти все пишут неправильно: дата окончания отпуска.

Срок, который нельзя пропустить

Статья 123 ТК: очередность отпусков определяется графиком, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для 2027 года это 17 декабря 2026 года.

График обязателен для обеих сторон. Работодатель не может отправить в отпуск в другое время без согласия работника, работник не может уйти не по графику без согласия работодателя. Отдельная обязанность: известить человека о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели, и это уже часть 3 той же статьи.

Отсутствие графика это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП. Для должностного лица предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для организации от 30 до 50 тысяч.

Кого нельзя ставить в общую очередь

Обычно график строят по производственной необходимости, но у части людей есть право выбрать время самим, и спорить с ними бесполезно.

В графике их всё равно указывают, просто дату спрашивают заранее, а не назначают. Отдельный столбец «основание для удобного времени» экономит потом переписку.

Формула, из-за которой едут все даты

Вот главная техническая ловушка. Отпуск считается в календарных днях, статья 115 ТК, то есть выходные внутрь отпуска входят. А вот нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются, это статья 120.

Отсюда два неверных решения, которые встречаются постоянно.

• Просто прибавить дни: =B2+C2-1. Работает десять месяцев в году и врёт в январе, мае и июне. Человек, ушедший на 14 дней с 1 мая, выйдет позже, чем показал ваш файл.
• Взять РАБДЕНЬ: =РАБДЕНЬ(B2;C2;Праздники). Эта функция выбрасывает и субботы с воскресеньями, а их выбрасывать нельзя. Отпуск получится длиннее почти на треть.

Правильный ход: прибавить календарные дни, а потом добавить столько дней, сколько праздников попало в получившийся отрезок.

Список праздников нельзя зашивать в формулу числами. Он задан статьёй 112 ТК, но переносы выходных каждый год утверждаются отдельным постановлением правительства, и постановление на следующий год выходит обычно осенью. Держите даты списком, который можно поправить за минуту.

Правило четырнадцати дней

Отпуск можно делить на части по соглашению сторон, но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Это статья 125 ТК, и она чаще всего нарушается именно на этапе графика: человек просит четыре раза по семь дней, кадровик соглашается, а нарушение уже зафиксировано в утверждённом документе.

В файле это проверяется одной формулой на строку работника: =ЕСЛИ(МАКС(D2:G2)>=14;"ок";"нарушение ст. 125"). Дешевле поймать на этапе сбора пожеланий, чем объясняться при проверке.

Что ещё стоит считать в файле

• Сколько дней распределено против положенных. Основной отпуск 28 дней, статья 115, плюс дополнительные, если положены. Строка, где распределено 25, это забытые три дня, которые всплывут в декабре.
• Пересечения внутри отдела. Условное форматирование по СЧЁТЕСЛИМН подсвечивает даты, где в одном подразделении отсутствуют двое. Именно эта проверка окупает перевод графика из Word в Excel.
• Дата уведомления. Начало минус 14 дней, отдельным столбцом. Из него потом печатают уведомления, и не приходится считать в уме по каждому человеку.
• Столбцы для переносов. В форме Т-7 они называются «перенесение отпуска» и заполняются в течение года. Если их нет, любой перенос превращается в правку утверждённого документа.

Частые вопросы

Нужно ли согласовывать с профсоюзом

Если выборный орган первичной профсоюзной организации есть, его мнение учитывается в порядке статьи 372 ТК. Если профсоюза нет, график утверждается приказом руководителя, и никакого согласования не требуется.

Что делать с теми, кто придёт в середине года

В график их не включают: на момент утверждения они ещё не работники. Отпуск такому сотруднику предоставляют по заявлению, а в график следующего года он попадает уже на общих основаниях. Право на отпуск возникает через шесть месяцев непрерывной работы, статья 122, но по соглашению можно раньше.

Можно ли вести график только в Excel

Утверждённый документ должен существовать в подписанном виде. Файл это рабочий инструмент, из которого печатают и подписывают. Хранится утверждённый график, как и другие документы по личному составу, не менее пяти лет.