Табель учёта рабочего времени в Excel: что требует закон, коды явок, формулы, которые считают сами, суммированный учёт и готовый шаблон

2 сентября 2026, дополнено 18 сентября · 14 минут

Форма Т-13 давно необязательна, но учёт времени обязателен всем. Здесь то, что должно быть в табеле по закону, сравнение четырёх форм, полная таблица кодов явок, устройство книги, которая пересчитывает итоги сама, десять формул с объяснением, снимки настоящего табеля, собранного сервисом, разбор суммированного учёта со сменным графиком, ночные и праздничные часы, пять мест, где табель ломается, и бесплатный шаблон.

Что требует закон, а что вы придумываете сами

Обязанность вести учёт установлена статьёй 91 Трудового кодекса: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Как именно, статья не говорит.

Формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года были обязательными до 2013 года. С вступлением в силу закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте коммерческая организация вправе утвердить собственную форму первичного документа. Условие одно: в ней должны быть обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 этого закона.

Практический вывод такой. Если вы не бюджетное учреждение, берите Т-13 как основу и режьте лишнее, но собственную форму закрепите приказом или приложением к учётной политике. Табель, который никаким документом не утверждён, при проверке считается бумажкой. Два способа заполнения живут в обеих формах: сплошной, когда отмечают каждый день, и по отклонениям, когда ставят только отпуска, больничные и неявки, а остальное считается явкой. Второй короче, но в Excel хуже: пустая ячейка для формулы и «не заполнили» и «явка» одновременно.

Буквы, которыми размечают дни

Коды взяты из формы Т-12, и хотя сама форма необязательна, коды прижились везде. Их два вида, буквенные и цифровые, в одном табеле применяют что-то одно. Ниже те, что нужны почти всем, и рядом те, что встречаются несколько раз в год.

Код НН существует ровно для той ситуации, когда человек не вышел и не берёт трубку. Ставить сразу ПР нельзя: прогул это дисциплинарный проступок, и его надо доказать. Пока причина не выяснена, стоит НН, а потом код меняют на тот, который подтвердился. Свои коды добавлять можно, но их список утверждается тем же приказом, что и форма.

Как устроить файл, чтобы он считал сам

Табель, который не считает, отличается от бумажного бланка только тем, что его труднее подписать. Смысл появляется, когда итоговые столбцы пересчитываются сами при смене любой отметки. Для этого нужны четыре вещи.

Месяц одной ячейкой, дни формулой

Заведите наверху две ячейки: год и номер месяца. Первый день считайте формулой =ДАТА(A1;A2;1), остальные прибавлением единицы. Тогда смена месяца в одной ячейке перестраивает весь табель, включая количество дней в феврале.

Именам этих ячеек не давайте названий, совпадающих с функциями. Excel имя «Год» примет, мы проверяли, и формула с ним посчитает. Но читать =ДАТА(Год;Месяц;1) человек будет как формулу с двумя функциями и полезет искать ошибку там, где её нет. Называйте ГодТабеля и МесяцТабеля.

Выходные подсвечиваются, а не проставляются

Условное форматирование по формуле =ДЕНЬНЕД(D$3;2)>5 красит субботы и воскресенья автоматически. Праздники так не поймать: их список меняется каждый год и переносы утверждаются отдельным постановлением. Держите праздники отдельным столбиком на служебном листе и проверяйте вхождение через СЧЁТЕСЛИ.

Итоги через счётчики, а не сложением ячеек

Столбец «отработано дней» это =СЧЁТЕСЛИ(D5:AH5;"Я"), а не сумма вручную отмеченных клеток. Часы считаются отдельно, потому что явка и продолжительность это разные величины: в Т-13 под каждым днём две строки, верхняя для кода, нижняя для часов.

Норма часов приходит из календаря, а не из головы

Самая частая ошибка, которую мы видим в присланных книгах: норму месяца вписывают числом прямо в формулу. Выглядит невинно, работает до первого переноса выходных. Норма зависит от производственного календаря конкретного года, и её место в отдельной ячейке, а лучше в отдельной табличке по месяцам.

Десять формул табеля

Адреса даны для табеля, где даты стоят в строке 3 начиная со столбца D, коды сотрудника в строке 5, часы в строке 6, а год и месяц лежат на листе «Настройки» в ячейках B2 и B3.

Если табель уже есть и формулы в нём ведут себя странно, сначала проверьте, не превратились ли они в текст и не стоит ли ручной пересчёт: разбор в статье «Excel не считает формулу». Проверить любую книгу на такие места можно бесплатно на странице разбора.

Суммированный учёт и сменный график

При пятидневке норма считается по месяцу, и табель выше закрывает вопрос. При сменах два через два, сутки через трое или 12-часовых сменах в один месяц человек работает 168 часов, в другой 192, и сравнивать с месячной нормой бессмысленно. Статья 104 ТК разрешает суммированный учёт: норма и факт сравниваются за учётный период, квартал или год, но не больше года, а для вредных условий не больше трёх месяцев.

В Excel это меняет три вещи. Норма берётся не из ячейки месяца, а суммируется по месяцам периода. Сверхурочные считаются один раз, по итогам периода, как разница факта и нормы, а не помесячно. И появляется лист учётного периода, куда стягиваются итоги месячных табелей.

Оператор в августе переработал 16 часов, а в сентябре недоработал 8; по месяцам это выглядело бы как сверхурочные и недоработка одновременно, по кварталу это 12 часов сверхурочных, которые и оплачиваются. Как разложить смены по людям так, чтобы факт заранее ложился в норму, разобрано на странице шаблона графика смен.

Ночные, праздничные и сверхурочные

• Ночные часы считаются с 22 до 6 и отмечаются кодом Н в отдельной строке или отдельном столбце, потому что смена может быть смешанной: с 20 до 8 это 4 дневных и 8 ночных часов. Доплата не меньше 20 процентов часовой ставки по постановлению № 554 от 22 июля 2008 года.
• Праздничные и выходные отмечаются РВ, оплата не меньше двойной по статье 153 ТК, либо одинарная плюс отгул, тогда отгул попадает в табель кодом В в другой день.
• Сверхурочные по статье 152: первые два часа не меньше полуторной ставки, дальше двойная. В табеле код С ставится вместе с часами сверх смены, а в формуле часов сверхурочные суммируются отдельно от явок, иначе они удвоят факт.
• Предпраздничный день короче на час, и норма месяца это учитывает, а табель нет: в строке часов у всех, кто работал, стоит 7, а не 8.

Пять мест, где табель ломается

Это не теория. Так выглядят книги, которые нам приносят на разбор.

• Даты вписаны руками. В прошлом месяце было 30 дней, в этом 31, и последний столбец остался от прошлого файла. Итог считается по диапазону, где на один день меньше.
• Итог поправили вручную. Человек увидел, что счётчик даёт не то, и вписал правильное число поверх формулы. Формула умерла, ячейка выглядит как соседние, и со следующего месяца файл врёт молча.
• Коды с разным написанием. «Я» и «я» для СЧЁТЕСЛИ одно и то же, регистр она не различает, а вот «Я » с пробелом на конце и латинская «R» вместо русской «Я» для неё уже другие значения, и такие дни в счёт не попадут. Ставьте выпадающий список через Данные, Проверка данных, и проблема исчезает целиком.
• Объединённые ячейки в теле таблицы. Красиво в шапке и разрушительно в данных: сортировка отказывается работать, формулы сдвигаются, а половина функций видит значение только в левой верхней ячейке объединения.
• Один файл на год со скрытыми листами. Через полгода никто не помнит, какой лист рабочий. Итоги за год при этом собирают ссылками на листы, и одна переименованная вкладка обваливает всё в #ССЫЛКА!. Тот же дефект живёт в графиках отпусков, разобран в статье про график отпусков в Excel.

Собрать табель за полчаса: порядок

1. Лист «Настройки»: год, месяц, часов в смене, список праздников года и справочник кодов с расшифровкой.
2. Лист «Табель»: шапка с названием организации и месяцем формулой, строка дат от первого числа, строка дней недели.
3. Условное форматирование на выходные и праздники по всей области кодов.
4. Проверка данных на область кодов: список из справочника, запрет любых других значений.
5. Строки сотрудников: табельный номер, фамилия, должность, потом коды, под ними часы.
6. Блок итогов: дни, часы, отпуск, больничный, норма, отклонение, столбец проверки «ок» или «пропуск».
7. Строка «Итого» по столбцам и подписи: ответственное лицо, руководитель подразделения, дата.
8. Защита листа с разрешением менять только жёлтые ячейки, чтобы формулы не затирались.

Что проверить перед тем, как подписывать

1. Сумма всех кодов по строке работника равна числу дней в месяце. Если меньше, где-то пустая клетка, и день пропал.
2. Отработанные дни плюс отпуска, больничные и выходные дают тот же итог.
3. Отметки РВ и С есть только там, где есть приказ. Работа в выходной без письменного согласия работника это нарушение статьи 113 ТК, а не строчка в табеле.
4. Сверхурочные не выходят за пределы статьи 99 ТК: не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
5. Табель закрыт последним днём месяца и подписан ответственным лицом, указанным в приказе. Хранится пять лет, при вредных условиях 50 лет по приказу Росархива № 236.