Табель учёта рабочего времени в Excel

2 сентября 2026 · 6 минут

Форма Т-13 давно необязательна, но учёт времени обязателен всем. Разбираем, что должно быть в табеле по закону, какими буквами отмечают дни, и как собрать файл, который считает итоги сам, а не ждёт, пока их впишут руками.

Что требует закон, а что вы придумываете сами

Обязанность вести учёт установлена статьёй 91 Трудового кодекса: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Как именно, статья не говорит.

Формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года были обязательными до 2013 года. С вступлением в силу закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте коммерческая организация вправе утвердить собственную форму первичного документа. Условие одно: в ней должны быть обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 этого закона.

Практический вывод такой. Если вы не бюджетное учреждение, берите Т-13 как основу и режьте лишнее, но собственную форму закрепите приказом или приложением к учётной политике. Табель, который никаким документом не утверждён, при проверке считается бумажкой.

Буквы, которыми размечают дни

Коды взяты из формы Т-12, и хотя сама форма необязательна, коды прижились везде. Их два вида, буквенные и цифровые, в одном табеле применяют что-то одно. Ниже те, что нужны почти всем.

Код НН существует ровно для той ситуации, когда человек не вышел и не берёт трубку. Ставить сразу ПР нельзя: прогул это дисциплинарный проступок, и его надо доказать. Пока причина не выяснена, стоит НН, а потом код меняют на тот, который подтвердился.

Как устроить файл, чтобы он считал сам

Табель, который не считает, отличается от бумажного бланка только тем, что его труднее подписать. Смысл появляется, когда итоговые столбцы пересчитываются сами при смене любой отметки. Для этого нужны четыре вещи.

Месяц одной ячейкой, дни формулой

Заведите наверху две ячейки: год и номер месяца. Первый день считайте формулой =ДАТА(A1;A2;1), остальные прибавлением единицы. Тогда смена месяца в одной ячейке перестраивает весь табель, включая количество дней в феврале.

Именам этих ячеек не давайте названий, совпадающих с функциями. Excel имя «Год» примет, мы проверяли, и формула с ним посчитает. Но читать =ДАТА(Год;Месяц;1) человек будет как формулу с двумя функциями и полезет искать ошибку там, где её нет. Называйте ГодТабеля и МесяцТабеля.

Выходные подсвечиваются, а не проставляются

Условное форматирование по формуле =ДЕНЬНЕД(D$3;2)>5 красит субботы и воскресенья автоматически. Праздники так не поймать: их список меняется каждый год и переносы утверждаются отдельным постановлением. Держите праздники отдельным столбиком на служебном листе и проверяйте вхождение через СЧЁТЕСЛИ.

Итоги через счётчики, а не сложением ячеек

Столбец «отработано дней» это =СЧЁТЕСЛИ(D5:AH5;"Я"), а не сумма вручную отмеченных клеток. Часы считаются отдельно, потому что явка и продолжительность это разные величины: в Т-13 под каждым днём две строки, верхняя для кода, нижняя для часов.

Норма часов приходит из календаря, а не из головы

Самая частая ошибка, которую мы видим в присланных книгах: норму месяца вписывают числом прямо в формулу. Выглядит невинно, работает до первого переноса выходных. Норма зависит от производственного календаря конкретного года, и её место в отдельной ячейке, а лучше в отдельной табличке по месяцам.

Пять мест, где табель ломается

Это не теория. Так выглядят книги, которые нам приносят на разбор.

• Даты вписаны руками. В прошлом месяце было 30 дней, в этом 31, и последний столбец остался от прошлого файла. Итог считается по диапазону, где на один день меньше.
• Итог поправили вручную. Человек увидел, что счётчик даёт не то, и вписал правильное число поверх формулы. Формула умерла, ячейка выглядит как соседние, и со следующего месяца файл врёт молча. Как такие места найти, разобрано в статье «Excel не считает формулу».
• Коды с разным написанием. «Я» и «я» для СЧЁТЕСЛИ одно и то же, регистр она не различает, а вот «Я » с пробелом на конце и латинская «R» вместо русской «Я» для неё уже другие значения, и такие дни в счёт не попадут. Ставьте выпадающий список через Данные, Проверка данных, и проблема исчезает целиком.
• Объединённые ячейки в теле таблицы. Красиво в шапке и разрушительно в данных: сортировка отказывается работать, формулы сдвигаются, а половина функций видит значение только в левой верхней ячейке объединения.
• Один файл на год со скрытыми листами. Через полгода никто не помнит, какой лист рабочий. Итоги за год при этом собирают ссылками на листы, и одна переименованная вкладка обваливает всё в #ССЫЛКА!.

Что проверить перед тем, как подписывать

1. Сумма всех кодов по строке работника равна числу дней в месяце. Если меньше, где-то пустая клетка, и день пропал.
2. Отработанные дни плюс отпуска, больничные и выходные дают тот же итог.
3. Отметки РВ и С есть только там, где есть приказ. Работа в выходной без письменного согласия работника это нарушение статьи 113 ТК, а не строчка в табеле.
4. Сверхурочные не выходят за пределы статьи 99 ТК: не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
5. Табель закрыт последним днём месяца и подписан ответственным лицом, указанным в приказе.