Деловая презентация: каркас на семь слайдов с готовым примером, три вида по задаче, цифры вместо прилагательных, оформление и сборка за час
Учебную презентацию оценивают по полноте, деловую по тому, приняли решение или нет. Из этого следует другой порядок слайдов, другая длина и другое отношение к подробностям. Здесь схема, почему решение идёт первым, каркас на семь слайдов и полный пример по нему с цифрами, три вида деловых презентаций с составом слайдов, шесть пар заголовков «до и после», нормы оформления, снимки слайдов из настоящего отчёта, порядок сборки за час и рабочий лист DOCX, который заполняется до открытия PowerPoint.
Главное отличие от учебной
На защите вы доказываете, что проделали работу, поэтому идёте от постановки задачи к результату. На совещании вам нужно решение, поэтому результат идёт первым.
Причина простая: у руководителя нет обязанности вас дослушать. Он может прервать на третьей минуте вопросом «и что вы предлагаете». Если ответ на этот вопрос стоит на десятом слайде, разговор пойдёт не по вашему сценарию.
| Учебная | Деловая | |
|---|---|---|
| Порядок | Задача, работа, результат | Решение, обоснование, что нужно |
| Объём | 12 до 15 слайдов | 7 до 10, часто меньше |
| Что оценивают | Полноту и метод | Готовность решить |
| Цифры | Подтверждают выводы | Заменяют слова |
| Финал | Выводы | Действие с датой и ответственным |
| Заголовок слайда | Название раздела | Утверждение с цифрой |
| Кто может прервать | Никто до конца доклада | Любой, в любой момент |
Как устроен учебный порядок и почему на защите его нельзя ломать, разобрано в статье про защиту диплома; здесь всё дальше только про рабочие презентации.
Каркас на семь слайдов
- 1. Что предлагаю. Одна строка. Не тема, а предложение: «перенести доставку на своих курьеров в трёх районах».
- 2. Почему сейчас. Цифра, которая делает разговор срочным. Сколько стоит нынешнее положение дел в месяц.
- 3. Что именно меняется. До и после, по пунктам.
- 4. Сколько это стоит. Деньги, люди, сроки. Без этого слайда решение не примут.
- 5. Что мы получим. Эффект в тех же единицах, что и затраты. Если тратим рубли, считаем в рублях.
- 6. Что может пойти не так. Два или три риска и что вы с ними сделаете.
- 7. Что нужно от вас. Одно конкретное действие, дата, имя.
Шестой слайд пропускают чаще всего, и зря. Названные вами риски выглядят как проработанность, а всплывшие в вопросах как недоработка. Разница только в том, кто произнёс их первым.
Пример: семь слайдов про доставку
Так каркас выглядит заполненным. Заголовок каждого слайда это готовое утверждение, под ним только то, что его подтверждает. Цифры выдуманы, структура настоящая.
| № | Заголовок слайда | Что на слайде | Секунд |
|---|---|---|---|
| 1 | Предлагаю перевести доставку в трёх районах на своих курьеров с 1 ноября | Одна строка и ничего больше | 20 |
| 2 | Курьерская служба обходится в 410 тысяч в месяц, и это плюс 28 процентов к прошлому году | Столбики по месяцам, источник: счета подрядчика | 40 |
| 3 | Три района, четыре курьера, свой график вместо окон подрядчика | Таблица «сейчас и станет» по пяти строкам: районы, люди, окно доставки, кто отвечает, как считаем | 60 |
| 4 | Запуск стоит 620 тысяч и два месяца | Три числа: зарплата четырёх курьеров, два автомобиля в аренду, срок | 50 |
| 5 | Экономия 140 тысяч в месяц, окупаемость 5 месяцев | Было 410, станет 270, разница по месяцам до конца года | 50 |
| 6 | Два риска: не наберём курьеров и просядет качество в первый месяц | Риск, вероятность словами, что делаем: кадровое агентство и параллельная работа с подрядчиком четыре недели | 40 |
| 7 | Нужно решение по бюджету 620 тысяч до 25 сентября, ответственный Иванов | Действие, дата, имя | 20 |
Всего около пяти минут. Если совещание режут до двух, остаются слайды 1, 4 и 7, и довод всё ещё цел: что предлагаю, сколько стоит, что нужно.
Три вида деловой презентации
Каркас выше про предложение, когда вы просите решение. Ещё два частых случая, отчёт и статус проекта, устроены иначе: там не просят, а сообщают, и порядок слайдов подстраивается под вопрос, который держит в голове слушатель.
| Предложение | Отчёт за период | Статус проекта | |
|---|---|---|---|
| Вопрос слушателя | Стоит ли это делать | Как мы отработали | Успеваем ли |
| Первый слайд | Что предлагаю | Главная цифра периода и её оценка | Идём по плану или нет, одним словом |
| Середина | Что меняется, цена, эффект | Три до пяти показателей, каждый со сравнением с планом или прошлым периодом | Сделано, в работе, отстаёт; по каждому отставанию причина |
| Обязательный слайд | Риски | Что не получилось и почему | Что нужно, чтобы догнать |
| Последний слайд | Просьба с датой и именем | Что меняем в следующем периоде | Решения, которые нужны сейчас |
| Слайдов | 7 | 6 до 8 | 4 до 6 |
Цифры вместо прилагательных
Деловая презентация держится на числах, и это не украшение, а единственный способ говорить коротко. Сравните.
| Так пишут | Так работает |
|---|---|
| Значительно сократим издержки | Снимем 140 тысяч в месяц с курьерской доставки |
| Процесс занимает много времени | Согласование идёт 9 рабочих дней, из них 6 ждём подписи |
| Спрос заметно вырос | Заявок стало 320 в месяц против 210 год назад |
| Проект окупится быстро | Вложим 800 тысяч, вернём за 7 месяцев при нынешнем объёме |
| Структура выручки | Почти половину выручки даёт зал |
| Динамика по месяцам | С марта выручка растёт на 9 процентов в месяц |
У каждой цифры на слайде должна быть подпись, откуда она. Внутренняя отчётность, выгрузка из системы, замер за неделю. Первый вопрос после любой цифры это «откуда», и лучше ответить на него заранее. Заголовок при этом произносит вывод, а диаграмма его доказывает, а не наоборот.
Оформление, которое не мешает
У деловой презентации нет нормоконтроля, но есть проектор в переговорной и человек, который смотрит на экран с трёх метров. Отсюда нормы.
| Что | Норма | Почему |
|---|---|---|
| Заголовок | Утверждение, одна или две строки, кегль от 28 | Читается первым и часто единственным |
| Текст на слайде | Не больше 30 слов, кегль от 20 | Остальное в заметки докладчика или в письмо |
| Цвета | Один акцентный плюс серый, фон белый | Проектор съедает полутона; красный оставьте для одного числа |
| Диаграмма | Один вывод на диаграмму, подписаны оси и единицы, источник под ней | Диаграмма с двумя выводами не читается ни с одним |
| Таблица | До 5 строк и 4 столбцов, выделена одна ячейка, о которой речь | Большая таблица уходит в приложение или в письмо |
| Логотип и колонтитул | Мелко, в углу, на каждом слайде название и номер | Файл разойдётся по почте без вас |
| Анимация | Нет | Удлиняет выступление и ломается на чужом ноутбуке |
Час на сборку: по шагам
Порядок, который экономит время. Слайды делаются последними, а не первыми.
- 10 минут. Напишите одним предложением, что вы предлагаете и что просите. Пока это не сформулировано, собирать нечего.
- 15 минут. Выпишите заголовки семи слайдов текстом, без оформления. Прочитайте подряд: получается связный довод или нет.
- 15 минут. Соберите числа. Именно здесь обычно выясняется, что половины цифр нет, и лучше узнать это сейчас.
- 15 минут. Разложите по слайдам. Одно утверждение на слайд.
- 5 минут. Проверьте финал: есть ли дата, имя и конкретное действие.
Оформление в этот час не входит намеренно. Если каркас верный, хватит шрифта по умолчанию и двух цветов. Про то, как считать объём под регламент, есть отдельный разбор, а про порядок разделов для всех форматов статья о структуре презентации.
Рабочий лист «Деловая презентация за час» в DOCX. Предложение и просьба одной строкой, семь заголовков с подсказками, таблица цифр с графой «откуда», пять вопросов, которые зададут, и три слайда на случай, если останется две минуты. Скачать рабочий лист.
Файлом или голосом
Это два разных документа, и путать их дорого.
| Показ голосом | Отправка письмом | |
|---|---|---|
| Текст на слайде | Утверждение и цифра | Полные предложения, пояснение под таблицей |
| Заметки докладчика | Всё, что произносите | Пустые |
| Первый слайд | Предложение | Предложение плюс две строки контекста: кому, зачем, к какому сроку ответ |
| Последний слайд | Просьба | Просьба и контакт для вопросов |
| Формат файла | PPTX на своём ноутбуке и PDF на запас | PDF, чтобы не поехало |
Из одного файла второй делается за десять минут переносом текста между слайдом и заметками. Отправлять слайды для показа голосом бессмысленно: без вас они не значат ничего. Отдельный случай, когда файл заменяет встречу целиком, это коммерческое предложение слайдами.
Регламент и что делать, когда его режут
На совещании время сокращают постоянно: предыдущий выступающий затянул, и вам говорят «покороче». Презентация на семь слайдов это переживает, на двадцать разваливается.
Заранее решите, какие три слайда вы покажете, если останется две минуты. Обычно это первый, четвёртый и седьмой: что предлагаю, сколько стоит, что нужно от вас. Остальное произносится словами.
Приём для длинных совещаний. Поставьте вторым слайдом оглавление из трёх пунктов и вернитесь к нему один раз в середине. Слушатель, который отвлёкся на почту, за пять секунд понимает, где вы сейчас, и возвращается. Без такого слайда он выпадает до конца.
Вопросы, которые задают всегда
- Сколько это стоит целиком. Не только деньги: время людей тоже ресурс.
- Что будет, если не делать. Отвечайте цифрой из второго слайда.
- Почему именно так. Назовите вариант, который вы отвергли, и причину. Это снимает подозрение, что вы рассмотрели один путь.
- Кто будет этим заниматься. Имя, а не отдел.
- Когда будет видно результат. Дата первого измеримого признака, а не срок окончания.
Пять ответов готовятся за пятнадцать минут и закрывают почти любое обсуждение. Ответ «я уточню» допустим один раз за выступление, дальше он работает против вас.
Что убрать из деловой презентации
- Слайд «о нас» в начале, если вы выступаете перед своими. Для внешних собирается отдельный файл, см. презентацию компании.
- Пересказ методологии. Достаточно строки «считали по выгрузке за полгода».
- Стоковые картинки. Пустое место работает лучше.
- Анимация появления по пунктам. Она удлиняет выступление и раздражает тех, кто читает быстрее.
- Слайд «спасибо за внимание». Последним должен остаться тот, где написано, что вы просите.
- Слайд с историей вопроса длиннее одного. Слушатели и так в контексте, а внешним история нужна в письме, а не на встрече.
Три частных случая деловой презентации разобраны отдельно: презентация компании, презентация бизнес-плана и стартапа и коммерческое предложение слайдами. Если нужно представить не проект, а себя, при найме или на новом месте, это презентация о себе, у неё свой порядок.
Частые вопросы
Сколько слайдов должно быть в деловой презентации?
Для предложения семь: что предлагаю, почему сейчас, что меняется, сколько стоит, что получим, риски, что нужно от вас. Для отчёта за период шесть до восьми, для статуса проекта четыре до шести. На один слайд около 40 секунд, вся презентация укладывается в пять минут.
С чего начинать деловую презентацию?
С предложения или главной цифры, а не с истории вопроса. У слушателя нет обязанности дослушать, и если ответ на «что вы предлагаете» стоит на десятом слайде, разговор пойдёт не по вашему сценарию. Первый слайд это одна строка с глаголом и сроком.
Чем деловая презентация отличается от учебной?
Порядком и целью. Учебная идёт от задачи к результату и оценивается по полноте, деловая начинает с решения и оценивается по тому, приняли его или нет. Отсюда меньше слайдов, цифры вместо прилагательных и последний слайд с действием, датой и именем вместо выводов.
Нужен ли слайд «спасибо за внимание» в деловой презентации?
Нет. Последним на экране должен остаться слайд с тем, что вы просите: действие, дата, ответственный. Во время обсуждения он висит перед глазами и работает на вас, а «спасибо» не работает ни на что.
Что делать, если время выступления сократили?
Заранее выбрать три слайда, которые покажете за две минуты: обычно первый, четвёртый и седьмой, то есть что предлагаю, сколько стоит и что нужно. Остальное произносится словами. Презентация на семь слайдов такое переживает, на двадцать разваливается.
Можно ли отправить ту же презентацию письмом?
Только после переделки. Для показа голосом на слайде остаются утверждение и цифра, а подробности в заметках докладчика. Для письма наоборот: читатель не задаст вопрос, поэтому пояснения переносятся на слайд, а файл отправляется в PDF. Перенос занимает десять минут.
Опишите задачу и приложите свои данные: выручку, сроки, объёмы. Сервис разложит их по слайдам и построит настоящие графики PowerPoint, которые можно поправить. План всех слайдов показываем бесплатно.
Показать план бесплатно Посмотреть деловой пример